Chứng thực điện tử là gì?
Từ trước đến nay, khi nói đến chứng thực
bản sao thì mọi người đều nghĩ đến việc phải ra trực tiếp trụ sở UBND có thẩm
quyền hoặc các tổ chức có thẩm quyền chứng thực để thực hiện. Tuy nhiên, hiện
nay đã có hình thức chứng thực điện tử. Hình thức chứng thực điện tử được xây
dựng với mục đích nhằm tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện thuận lợi cho công
dân có nhu cầu chứng thực. Vậy chứng thực điện tử là gì? Giá trị pháp lý của
chứng thực điện tử, Chứng thực điện tử được tiến hành như thế nào? Một số trường
hợp không chứng thực điện tử bản sao. BCĐ chuyển đổi số thị trấn Quán Lào hướng
dẫn như sau:
1. Chứng thực điện tử là gì?
Chứng thực điện tử là việc cơ quan có thẩm
quyền bằng hình thức điện tử chứng thực bản sao là đúng với bản chính căn cứ vào
bản chính dạng văn bản giấy. Để chứng thực điện tử thì mỗi người dân phải
có một tài khoản trên dịch vụ công quốc gia thì mới thực hiện được thủ
tục này. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP thì
các thủ tục hành chính được thực hiện, thao tác, tiến hành trên môi trường điện
tử cũng có giá trị pháp lý như các hình thức thủ tục hành chính khác theo quy
định hiện hành. Nghĩa là, bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc cũng có giá trị sử
dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Vì vậy, mỗi người dân, các
doanh nghiệp có thể yên tâm khi sử dụng dịch vụ chứng thực điện tử.
2. Giá trị pháp lý của chứng thực điện tử:
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định
23/2015/NĐ-CP thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử từ bản chính như sau:
– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ,
văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ
quan, tổ chức của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước
ngoài cấp hoặc chứng nhận.
– Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm
quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ
quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
Như vậy, có thể thấy, chứng thực điện tử dù là
thực hiện thông qua hình thức trực tuyến, tuy nhiên vẫn là do các cơ quan nhà
nước có thẩm quyền đảm bảo thực hiện, có giá trị pháp lý. Nhà nước, pháp luật
ghi nhận hình thức chứng thực là bởi tính nhanh gọn, thủ tục đơn giản, mang
tính hiện đại, phù hợp với nhu cầu đời sống ở thời buổi công nghệ 4.0 như hiện
nay. Hình thức này sẽ giải quyết được các vấn đề về thời gian đi lại, tụ tập
xếp hàng chờ đợi mà chất lượng vẫn được đảm bảo. Bản sao điện tử được cấp từ sổ
gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp
pháp luật quy định khác.
3. Chứng thực điện tử được tiến hành như thế
nào?
Một là: Đối với các giấy tờ, tài liệu liên quan
đến việc chứng thực, quản lý dân cư, hộ tịch,… chưa được số hóa, lưu giữ, chia
sẻ thông tin trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công, Hệ thống thông
tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh, tùy theo nhu cầu chứng thực của các cá
nhân, tổ chức thì các cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao điện tử theo hai
cách:
- Cấp bản sao điện tử từ sổ gốc;
- Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính của
giấy tờ hoặc tài liệu.
Hai là: Khi các tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực
bản sao điện tử về bản chính, thẩm quyền, địa điểm, tài liệu, chứng từ làm cơ
sở thực hiện, trách nhiệm thực hiện của người đề nghị cấp chứng chỉ và người
chứng nhận, việc gia hạn thời gian và thời hạn thực hiện, phí và hệ thống lưu
trữ và chi phí dựa trên luật liên quan đến việc chứng thực từ bản gốc. Thủ tục
chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:
Các cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực phải
cung cấp được các hồ sơ, tài liệu gốc để làm căn cứ công chứng bản sao. Nếu yêu
cầu chứng thực mà có các văn bản, tài liệu gốc do cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền của nước ngoài cấp, công chứng, chứng thực thì phải được hợp pháp hóa
lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi xin chứng thực.
Các cá nhân, tổ chức phải kiểm tra bản chính,
chụp bản chính theo phương thức điện tử, nhập bản sao có chứng thực từ bản
chính và chứng thực chữ ký số của người được chứng thực, cơ quan có trách nhiệm
chứng thực và gia hạn.
Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính
dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho
bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp
pháp luật có quy định khác.
Sau đó cơ quan có thẩm quyền tử gửi bản sao
điện tử đã được ký số vào kho quản lý và lưu trữ dữ liệu điện tử tại Cổng dịch
vụ công quốc gia. Đối với trường hợp khi cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực
nhưng lại chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, thì các cơ quan có
thẩm quyền phải gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa
chỉ thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp.
4. Các bước thực hiện chứng thực bản sao điện
tử
Các cá nhân, tổ chức đăng ký chứng thực điện tử
trên Cổng dịch vụ công quốc gia được thực hiện như sau
Bước 1: Các cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực điện
tử cần truy cập vào website https://dichvucong.gov.vn/, sau đó ấn chọn mục Dịch
vụ công trực tuyến / Dịch vụ công nổi bật
Bước 2: Sau khi truy cập vào được giao diện của phần
mềm thì ấn chọn phần dịch vụ công nổi bật. Cụ thể là ở phần các thanh tác
vụ trên website, chọn mục “Thông tin dịch vụ” và chọn “Dịch vụ công nổi bật”
Bước 3: Các cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực bắt
đầu lựa chọn dịch vụ chứng thực cho phù hợp với nhu cầu của mình. Cụ thể như
sau:
Sau khi ta ấn chọn “Dịch vụ công nổi
bật” trên màn hình sẽ xuất hiện ra các dịch vụ để người dân lựa chọn. Tùy
thuộc vào nhu cầu mà các cá nhân, tổ chức muốn chứng thực nội dung gì thì sẽ
lựa chọn thủ tục, dịch vụ chứng thực đó cho phù hợp.
Bước 4: Sau khi chọn được thủ tục thực hiện thì các
cá nhân, tổ chức điền các thông tin mà phần mềm này yêu cầu:
Ở phần này sẽ hiện lên các thông tin yêu cầu,
trình tự cung cấp hồ sơ văn bản tài liệu để thực hiện chứng thực.các cá nhân,
tổ chức đọc thông tin và thực hiện theo yêu cầu. Sau đó chọn cơ quan tư pháp để
thực hiện thủ tục chứng thực.
Lưu ý: Tại dịch vụ công được cung cấp bởi cơ
quan nhà nước hiện nay chỉ có hai cơ quan là Uỷ ban nhân dân cấp xã/phường hoặc
Phòng tư pháp. Cơ quan, đơn vị khác theo quy định của pháp luật thực hiện thủ
tục chứng thực sẽ được cung cấp sau. Khi điền xong các thông tin đầy đủ theo
yêu cầu thì các cá nhân, tổ chức ấn lựa chọn cơ quan, tổ chức phù hợp sau đó
phải ấn vào nút “Đồng ý” để thực hiện thao tác.
Bước 5: Sau khi đã cập nhật lựa chọn cơ quan, tổ
chức chứng thực. Màn hình sẽ hiển thị thông tin của người yêu cầu chứng thực và
cho người yêu cầu lựa chọn ngày hẹn, giờ hẹn cụ thể. Thì lúc này các cá nhân,
tổ chức làm theo hướng dẫn ấn vào mục “Đặt lịch hẹn” thì màn hình sẽ
hiển thị: Đặt lịch hẹn và xác nhận thành công.
Bước 6: Đối với các cá nhân, tổ chức đã có tài khoản
trên Cổng dịch vụ công quốc gia và đã hoàn tất đăng ký chứng thực bằng hình
thức đặt lịch hẹn thì sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất việc cấp bản chứng thực
điện tử, hồ sơ sẽ được gửi về tài khoản của mình, vì vậy nhớ chú ý kiểm tra vào
đúng lịch hẹn để nhận kết quả.
Sau khi nhận được kết quả thì các cá nhân, tổ
chức yêu cầu chứng thực phải tải file về và sử dụng bản sao điện tử trên trong
các giao dịch cần thực hiện hồ sơ điện tử.
Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản
trên Cổng dịch vụ công quốc gia thì gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ
chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do cá nhân, tổ chức cung cấp.
5. Một số trường hợp không chứng thực điện tử
bản sao:
Thứ nhất, bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt
nội dung không hợp lệ. Đối với giấy tờ dùng làm cơ sở để chứng thực yêu cầu
phải nguyên vẹn các thông tin như cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp từ đầu,
nếu bản chính đó bị tẩy xóa hoặc sửa chữa thì không thể nào làm căn cứ để chứng
thực bản sao được. Vì vậy mọi người nên lưu ý giữ gìn bản chính các loại giấy
tờ.
Thứ hai, bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác
định được nội dung. Khi chứng thực bản sao nghĩa là ta đang cần có một bản thể
hiện được các thông tin chính xác từ bản chính, vì vậy nếu như bản chính không
còn rõ các thông tin nữa thì không còn cơ sở để chứng thực các thông tin đó
đúng hay không,
Thứ ba, bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
Thứ tư, bản chính có nội dung trái pháp luật,
đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ
nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân
phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân. Không phải bất kỳ
nội dung nào cũng có thể yêu cầu cơ quan nhà nước chứng thực được, Họ hoàn toàn
có quyền từ chối nếu nội dung yêu cầu chứng thực không hợp pháp.
Thứ sáu, Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.
Đã là các giấy tờ liên quan đến nước ngoài bao giờ cũng đi kèm theo việc dịch
thuật và hợp pháp hóa lãnh sự, việc chứng thực bản sao cũng vậy, vì nó liên
quan trực tiếp đến việc quản lý tài liệu.
Thứ bảy, Các giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập
nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Những
văn bản này thường là không có giá trị về mặt pháp lý, không ai đảm bảo nội
dung mà các cá nhân đó viết có hợp pháp hay không, vì vậy không thể chứng thực
bản sao trong trường hợp này./.